Processus de recrutement GPEC

Les étapes du recrutement s’intègrent dans notre processus de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

1.     Approche (la stratégie du recrutement)

2.     Analyse (l’analyse des processus organisationnels et des compétences associées)

3.     Annonce (la précision de l’emploi et l’appel à candidature)

4.     Appréciation (le choix du candidat)

5.     Accord (la négociation du contrat)

6.     Accueil (du premier jour à la confirmation d’emploi)

L’étape Approche (Entrée dans le processus de recrutement GPEC) correspond à la conception de la stratégie de recrutement, c'est-à-dire les origines de la décision de recrutement :

-          l’évolution des métiers ou de l’organisation de l’entreprise,

-          l’augmentation de l’activité de l’entreprise,

-          le remplacement des départs.

Cette première étape est celle qui précise le besoin, la mission, les attentes. Elle oriente toutes les autres étapes du recrutement.

L’étape Analyse correspond à l’analyse des tâches et de l’organisation, c'est-à-dire l’analyse des fiches d’emplois existantes ou la construction de nouvelles fiches d’emplois :

-          mode opératoire (logigramme des opérations défini dans les processus de la certification qualité ISO 9000),

-          compétences associées (pour la satisfaction de chaque opération du mode opératoire). Pour leur rédactionnel, une aide peut être apportée par les référentiels professionnels, le Répertoire Opérationnel des métiers et des Emplois (ROME de l’ANPE), le Référentiel Emplois, Activités et Compétences (REAC du CNEFAD, ministère chargé de l’emploi, éditeur AFPA),

-          définition de fonctions (les attentes de la mission reprises au contrat de travail),

-          cartographie des emplois (positionne les emplois de l’entreprise et permet de visualiser un parcours de professionnalisation),

-          compétences transposables (les rapprochements pour, ou venant, des autres emplois).

La conséquence de ces deux premières étapes est la décision de recrutement qu’il soit effectué en interne ou en externe, en fonction des compétences disponibles dans l’entreprise.

Evolution des métiers ou de l’organisation :

Cette évolution est liée aux progrès techniques des matériels ou matériaux, aux nouvelles exigences des clients, à la réglementation, à la progression des compétences, …  

Pour tenir compte de ces nouvelles données, les fiches des emplois nécessitent régulièrement des mises à jour.  Elles sont actualisées par le responsable opérationnel concerné qui, de préférence, réunit un groupe projet constitué de 6 salariés au maximum (cadres, ETAM, ouvriers) connaissant ou pouvant s’exprimer sur l’emploi concerné. Il transmet des informations au RH qui met à jour le référentiel des emplois de l’entreprise.

A partir de  la base de données informatique, les nouvelles fiches d’emplois sont rapprochées des fiches de compétences du personnel pour déterminer si les compétences nécessaires sont présentes et disponibles dans l’entreprise.

Si les compétences sont effectivement disponibles dans l’entreprise, le processus de recrutement interne est mis en place :

-          Annonce interne (diffusion, affichage)

-          Appréciation (entretiens pour sélectionner le meilleur candidat)

-          Accord (proposition d’évolution du contrat)

-          Accueil (confirmation d’évolution)

-          Accompagnement GPEC : un plan d’actions (dont formation éventuelle) est défini et la personne sélectionnée opère dans sa nouvelle mission, suivi des actions, entretien annuel.

Si les compétences ne peuvent être recrutées en interne, le processus de recrutement externe est mis en place.

Augmentation de l’activité de l’entreprise :

Lorsque les demandes et les commandes des clients augmentent, la direction et le responsable des Ressources Humaines vérifient si les fiches d’emplois actuelles restent d’actualité par rapport un une éventuelle modification d’organisation des équipes.

Si ce n’est pas le cas, le responsable Ressources Humaines et les responsables opérationnels doivent construire de nouvelles fiches d’emplois pour bien cibler les besoins en recrutement.

Si les fiches d’emplois existent, le responsable ressources humaines peut mettre en place le processus de recrutement externe.

Remplacement des départs :

Le remplacement des salariés démissionnant de l’entreprise occasionne souvent et dans l’urgence, un recrutement externe.

Plus les départs seront anticipés, plus les compétences pourront être transmises en interne. Ainsi, le recrutement pourra s’effectuer plus facilement à un niveau de compétences moins exigeant. Les départs à la retraite sont les plus faciles à prévoir avec le transfert de l’expérience par tutorat pouvant s’organiser sur une ou plusieurs années. Cette politique « senior » est incluse dans la réflexion globale GPEC de l’entreprise.

L’étape Annonce a pour objectif d’intéresser les candidats potentiels : c’est le début de la communication du recrutement. En fonction de la description du besoin, le responsable Ressources Humaines rédige et diffuse les annonces d’offre d’emploi (suivant l’emploi, de 2 à 6 annonces, de 10 à 15 lignes, publiées à l’ANPE, réseaux professionnels, presse, …). Il doit également repérer les candidatures spontanées correspondantes ou proches du profil recherché.

Un dossier de candidature est envoyé aux candidats : présentation de l’entreprise, fiche individuelle, expérience professionnelle, formation, fiche générale d’auto évaluation des compétences clés des métiers de l’entreprise

L’étape Appréciation a pour but d’analyser les candidatures, suivant les critères définis, pour la sélection et la convocation aux entretiens.

Les candidats sélectionnés sont convoqués pour un premier entretien afin d’obtenir toutes les informations utiles, complémentaires et indispensables pour le choix définitif. L’entretien est réalisé par le responsable ressources humaines et le responsable hiérarchique en plusieurs étapes  (voir articles du Code du Travail sur le recrutement) :

1.        accueil du candidat : le RH présente le déroulement de l’entretien de recrutement, les acteurs, la durée,

2.        auto évaluation : sur la fiche des compétences de l’emploi, le candidat s’auto évalue (1/2h seul en salle de réunion) + tests éventuels

3.        audition du candidat : entretien en présence du RH et du responsable opérationnel (1h à 1h1/2) :

-        cohérence parcours professionnel C.V. / lettre de candidature / compétences annoncées

-        critères de motivation pour l’emploi et l’entreprise

-        présentation de l’entreprise et de l’emploi,

-        conclusion de l’entretien.

Après les entretiens, le responsable ressources humaines et le responsable opérationnel sélectionnent le(s) candidat(s) répondant le mieux aux critères prédéfinis et si besoin le(s) convoquent à un second entretien

L’étape Accord a pour objectif de contractualiser la relation entre l’entreprise et le candidat retenu : négociation des modalités de l’embauche, signatures des documents : fiche de fonctions, auto-évaluation des compétences, conditions d’emploi, remise du livret d’accueil.

Dans le cas d’un recrutement interne, cette étape consiste à revoir le contrat existant si la mission correspond à une évolution dans l’organigramme hiérarchique ou à une évolution des responsabilités de la personne (promotion).

L’étape Accueil  (Sortie du processus de recrutement GPEC) a pour but de mettre à l’aise le nouvel embauché en lui donnant un temps d’adaptation (une matinée à plusieurs jours suivant l’emploi) pour qu’il découvre et s’inscrive le plus rapidement possible dans le fonctionnement de l’entreprise. En effet, les premiers contacts, les premières impressions, les premiers jours dans l’entreprise sont très importants en termes de prise en compte de la personne, d’intégration et d’image de l’entreprise. L’accueil se prépare (présentation des services et collègues, remise du matériel individuel et précisions sur le contenu du livret d’accueil). Il en est de même pour l’organisation de la période d’essai (organisation des équipes, validation des compétences, tuteur, …)

Dans le cas du recrutement interne, cette étape est également indispensable notamment lorsque la personne change de service ou de site.

Pendant la période d’essai, et suivant le plan défini préalablement, la personne opère dans sa mission. La fiche de compétences est renseignée par le responsable opérationnel tout au long de la période d’essai. En fin de période d’essai, les compétences sont confirmées par le responsable opérationnel en entretien en présence du RH.

Le suivi de la personne dans son nouvel emploi s’inscrit dans la démarche GPEC de l’entreprise (Entrée dans le processus GPEC).

Quelques articles du Code du Travail concernant les recrutements (http://www.legifrance.gouv.fr) : consultez votre organisation professionnelle.

Article L1132-1 : Aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, telle que définie à l'article 1er de la loi n° 2008-496 du 27 mai 2008 portant diverses dispositions d'adaptation au droit communautaire dans le domaine de la lutte contre les discriminations, notamment en matière de rémunération, au sens de l'article L.3221-3, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat en raison de son origine, de son sexe, de ses moeurs, de son orientation sexuelle, de son âge, de sa situation de famille ou de sa grossesse, de ses caractéristiques génétiques, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de ses convictions religieuses, de son apparence physique, de son nom de famille ou en raison de son état de santé ou de son handicap.

Article L1142-1 : sous réserve des dispositions particulières du présent code, nul ne peut :

1° Mentionner ou faire mentionner dans une offre d'emploi le sexe ou la situation de famille du candidat recherché. Cette interdiction est applicable pour toute forme de publicité relative à une embauche et quels que soient les caractères du contrat de travail envisagé,

2° Refuser d'embaucher une personne, prononcer une mutation, résilier ou refuser de renouveler le contrat de travail d'un salarié en considération du sexe, de la situation de famille ou de la grossesse sur la base de critères de choix différents selon le sexe, la situation de famille ou la grossesse,

3° Prendre en considération du sexe ou de la grossesse toute mesure, notamment en matière de rémunération, de formation, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle ou de mutation.

Article L1142-2 : Lorsque l'appartenance à l'un ou l'autre sexe répond à une exigence professionnelle essentielle et déterminante et pour autant que l'objectif soit légitime et l'exigence proportionnée, les interdictions prévues à l'article L.1142-1 ne sont pas applicables.

Un décret en Conseil d'Etat détermine, après avis des organisations d'employeurs et de salariés représentatives au niveau national, la liste des emplois et des activités professionnelles pour l'exercice desquels l'appartenance à l'un ou l'autre sexe constitue la condition déterminante. Cette liste est révisée périodiquement.

Article L1121-1 : Nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché.

 Article L1221-6 : Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles.

Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles.

Le candidat est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d'informations.

Article L1221-7 : Dans les entreprises de cinquante salariés et plus, les informations mentionnées à l'article L. 1221-6 et communiquées par écrit par le candidat à un emploi ne peuvent être examinées que dans des conditions préservant son anonymat.

Les modalités d'application du présent article sont déterminées par décret en Conseil d'Etat.

Article L1221-8 : Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard.

Les résultats obtenus sont confidentiels.

Les méthodes et techniques d'aide au recrutement ou d'évaluation des candidats à un emploi doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.

Article L1221-9 : Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance.

Article L1225-1 : L'employeur ne doit pas prendre en considération l'état de grossesse d'une femme pour refuser de l'embaucher, pour rompre son contrat de travail au cours d'une période d'essai ou, sous réserve d'une affectation temporaire réalisée dans le cadre des dispositions des articles L. 1225-7, L. 1225-9 et L. 1225-12, pour prononcer une mutation d'emploi.

Il lui est en conséquence interdit de rechercher ou de faire rechercher toutes informations concernant l'état de grossesse de l'intéressée.

Article L1225-2 : La femme candidate à un emploi ou salariée n'est pas tenue de révéler son état de grossesse, sauf lorsqu'elle demande le bénéfice des dispositions légales relatives à la protection de la femme enceinte.

Nota : pour le respect de ses articles et tout complément d’information, consultez votre juriste habituel ou le service juridique de votre profession.

---------------------------------------------------

Auteur : Didier COTARD      Pour échanger sur cette publication, adressez un courriel à l’adresse cotard@club-internet.fr           

Bibliographie sélectionnée :   Maîtriser ses recrutements, Hélène de Falco, DUNOD

Réussir ses recrutements, Jon Billsberry, Les Echos Editions

Recruter sans se tromper, Victor Ernoult, Editions d’Organisation